Online vergaderen

Tips and tricks!

Ineens ziet de werkomgeving er heel anders uit: iedereen die kan werken, moet dit zoveel mogelijk vanuit huis doen. Gelukkig is dit voor velen ook mogelijk! Wel één van de veelgehoorde consequenties: online vergaderingen....en soms de hele dag.

"Hoor je mij?" "Kunnen jullie mij zien?" "Wacht, je viel even weg". Vanuit woonkamers, studeerkamers, keukens en slaapkamers klinken dezelfde geluiden.
Hoewel internationale bedrijven er misschien al meer aan gewend zijn, is het voor velen toch net even anders om digitaal met elkaar in bespreking te zijn. Ook komen hierbij nieuwe problemen aan de orde: hoe zorgen we ervoor dat iemand aangesloten blijft als je niet iedereen kunt zien, hoe zorgen we ervoor dat iedereen aan het woord komt en hoe kan ik net zo goed mijn verhaal of boodschap vertellen als ik face-to-face zou doen. We komen vaak anders over op het scherm dan in het echt en de aandachtsspanne is na vier vergaderingen online lager dan offline. Ook hoor ik klachten van mensen dat ze moe worden van het vele spreken.
Werk aan de winkel dus.

Hier vijf tips die helpen om ook online je punt te kunnen maken en tegelijkertijd gezond je stem te gebruiken.

1. Zorg voor een goede houding
Ineens aan een te hoge keukentafel werken, toch een beetje op de bank hangen tijdens een gesprek of we zitten voorovergebogen in onze laptop omdat we denken dat we het beter kunnen horen. De houding is anders achter een scherm dan in een echte vergadering of bespreking. Juist nu blijft het, zeker als je zelf aan het woord bent, belangrijk om goed rechtop te zitten. Een rechte houding zorgt ervoor dat we met een goed verdeelde spanning kunnen spreken. Daarnaast zul je met deze rechte en actieve houding meer variatie in je stem gebruiken en gaat men over het algemeen als vanzelf duidelijker articuleren. Een goede stoel en het verhogen van je scherm, zodat je niet naar beneden hoeft te kijken, kunnen hierbij helpen. Het kost je zo minder energie, terwijl je er juist wel energiek en actief uitziet. 

2. Praat niet te luid
Als het geluid slecht is van jezelf of van anderen, zijn we vaak geneigd ineens luider te spreken. En voor luider spreken moeten we ons meer inspannen. Zonde van de energie! Zorg dat je met een headset inbelt. Het omgevingslawaai valt dan meer weg, waardoor je de ander beter hoort, en de ander jou ook beter kan horen. Hoef jij niet zo je best te doen. Onthoud ook: als de verbinding slecht is, zorgt luider spreken er echt niet voor dat dit weer beter wordt.

3. Gebruik je (stem)expressie
Nu een deel van de non-verbale communicatie niet meer zo vanzelfsprekend is, zul je op een andere manier de aandacht vast moeten houden. De interactie is anders en veel minder direct. Je moet dus roeien met de riemen die je wel hebt. Ben je aan het woord? Maak meer gebruik van variatie in je stem en maak bewust gebruik van pauzes om woorden te benadrukken. Ook ben je misschien niet meer helemaal in beeld, waardoor bepaalde ondersteunende gebaren minder goed opvallen, maar je gezicht is vaak wel goed in beeld. Zet dus gerust je mimiek in, zo hoeft jouw stem niet al het werk te doen.

4. Maak vooraf afspraken
Bij de meeste online vergaderprogramma's is het niet altijd mogelijk om bij iedereen in beeld te hebben. Normaal hebben we hier non-verbale communicatie voor (oogcontact zoeken, hand opsteken, knikken) om aan te geven dat je in wilt breken of wilt reageren. Online is dit dus niet altijd mogelijk. Om ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord kan komen is het zodoende handig om vooraf afspraken te maken. Dit kan inhouden dat er wat vaker een rondje wordt gedaan om te reageren, of dat er vaker gevraagd wordt of iemand nog iets toe te voegen of te vragen heeft en vooral: val elkaar niet zomaar in de rede.

5. Neem voldoende pauzes tussendoor
Online werken is veelal de hele dag naar je scherm kijken, typen en op een stoel zitten. Dit kost ons veel energie en een hele dag zitten is niet optimaal. Zorg dus voor wat onstpanningsmomenten. Pak uitgebreid een kopje koffie en doe ondertussen wat rek en strek oefeningen. Ga even rustig boodschappen doen in je pauze en geniet heel bewust van de buitenlucht. Zorg er vooral voor dat niet alle online afspraken achter elkaar gepland staan. Drink daarnaast voldoende water of thee om de stem gesmeerd te houden.

Wil je meer tips and tricks voor effectief (online) stemgebruik of professioneel spreken? Neem contact op voor een sessie: online uiteraard.

Alet Slokkers-van den Berg 

Hier mijn eigen thuiswerkplek: de keukentafel!

©stemoptimaal

06 24922289

 alet@stemoptimaal.nl